Meine Bestellungen werden nicht synchronisiert -- was tun? - Häufige Fragen

Meine Bestellungen werden nicht synchronisiert -- was tun? - Häufige Fragen | AutoLetter Help Center

Neue Bestellungen tauchen nicht in AutoLetter auf? Synchronisationsprobleme haben in der Regel eine der folgenden Ursachen. Gehe die Punkte der Reihe nach durch, um das Problem zu identifizieren und zu beheben.

Die häufigste Ursache für fehlgeschlagene Synchronisationen sind fehlerhafte oder abgelaufene Zugangsdaten.

Für die Billbee-Integration benötigt AutoLetter drei Angaben:

API-Benutzername (deine Billbee-E-Mail-Adresse)
API-Passwort (in Billbee unter Einstellungen > API generiert)
API-Key (ebenfalls in Billbee generiert)

Prüfe: Gehe zu Dashboard > Integrationen > Billbee und vergleiche die hinterlegten Daten mit den Angaben in deinem Billbee-Account. Trage die Zugangsdaten bei Bedarf neu ein.

Für Shopify benötigt AutoLetter:

Shop-Domain (z. B. dein-shop.myshopify.com)
Access Token (wird bei der App-Installation generiert)

Prüfe: Stelle sicher, dass die AutoLetter-App in deinem Shopify-Store installiert und aktiv ist. Kontrolliere unter Shopify > Einstellungen > Apps, ob AutoLetter die notwendigen Berechtigungen hat (Kunden- und Bestelldaten lesen).

Wenn du dein Billbee-API-Passwort oder deinen Shopify-Access-Token änderst, musst du die neuen Zugangsdaten auch in AutoLetter aktualisieren. Die Synchronisation schlägt sonst fehl.

AutoLetter synchronisiert Bestelldaten nicht pausenlos, sondern in konfigurierbaren Intervallen. Die automatische Synchronisation muss aktiv sein, damit neue Daten abgerufen werden.

Prüfe: Gehe zu Dashboard > Integrationen und stelle sicher, dass der Schalter für die automatische Synchronisation auf aktiv steht.

AutoLetter hält einen Mindestabstand von 5 Minuten zwischen zwei Synchronisationen ein. Das verhindert eine Überlastung der Quell-APIs (Billbee, Shopify). Wenn du gerade manuell synchronisiert hast, warte mindestens fünf Minuten, bevor du es erneut versuchst.

Wenn du innerhalb weniger Minuten mehrfach auf „Jetzt synchronisieren" klickst, wird die Anfrage ignoriert. Warte den Mindestabstand ab und versuche es dann erneut.

Um sofort zu prüfen, ob die Verbindung funktioniert:

Gehe zu Dashboard > Integrationen.
Klicke bei der gewünschten Integration auf Jetzt synchronisieren.
Warte, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Prüfe, ob neue Bestellungen in der Kundenliste erscheinen.

Unter Dashboard > Integrationen siehst du den Zeitstempel der letzten erfolgreichen Synchronisation. Wenn dieser Zeitstempel veraltet ist (z. B. mehrere Stunden oder Tage zurückliegt), deutet das auf ein grundlegendes Verbindungsproblem hin.

Speziell bei Shopify kann es vorkommen, dass die App-Berechtigungen eingeschränkt wurden. Gehe in deinem Shopify-Admin zu Einstellungen > Apps und Vertriebskanäle > AutoLetter und stelle sicher, dass die App Zugriff auf Kunden- und Bestelldaten hat.

Falls nach allen Prüfungen die Synchronisation weiterhin fehlschlägt:

Zugangsdaten komplett neu eingeben -- lösche die bestehende Integration und richte sie neu ein.
Support kontaktieren -- sende uns den Zeitstempel des letzten Sync-Versuchs und den Namen der betroffenen Integration. So können wir das Problem schneller eingrenzen.