Problemi di spedizione comuni e relative soluzioni

Anche con la spedizione automatizzata delle lettere possono occasionalmente verificarsi dei problemi. Le cause piu frequenti sono indirizzi non validi, errori tecnici durante l'elaborazione o invii non consegnabili. Questo articolo ti aiuta a riconoscere e risolvere i problemi di spedizione tipici.

Problema 1: Resi e lettere non consegnabili

Le lettere possono non essere consegnate e tornare come reso per diversi motivi:

• Indirizzo errato: L'indirizzo del destinatario e sbagliato (errore di battitura, numero civico incompleto, localita errata).
• Destinatario trasferito: Il destinatario non abita piu all'indirizzo indicato e non ha attivato un servizio di inoltro.
• Cassetta postale non raggiungibile: La cassetta postale non e accessibile o non e contrassegnata.
• Indirizzo inesistente: La via o il numero civico non esistono.

Cosa puoi fare:

• Verifica i dati degli indirizzi nella tua fonte dati (sistema shop, CSV, API) per completezza e correttezza
• Presta particolare attenzione ai codici postali e ai codici paese corretti
• Rimuovi o correggi gli indirizzi evidentemente errati prima dell'avvio della campagna

Problema 2: Tasso di reso elevato

Se una percentuale notevolmente alta delle tue lettere torna come reso, il problema risiede di norma nella qualita dei dati:

Possibili cause:

• Dati di indirizzo obsoleti (clienti trasferiti)
• Indirizzi internazionali con formato errato
• Codici postali mancanti o errati
• Record cliente duplicati con indirizzi diversi

Approcci risolutivi:

• Verifica i tuoi dati cliente per attualita prima di avviare una campagna di grandi dimensioni
• Utilizza i filtri target per contattare solo clienti con ordini recentemente attivi (ad es. ultimo ordine negli ultimi 12 mesi)
• Consulta la panoramica delle zone DHL per assicurarti che i paesi di destinazione della tua campagna siano supportati
• Inizia con un piccolo gruppo di test per verificare il tasso di reso prima di estendere la campagna a tutti i destinatari

Problema 3: Errore di elaborazione (Stato 99)

Lo Stato 99 significa che DHL non ha potuto elaborare la lettera. Un errore di elaborazione puo avere diverse cause:

• Formato indirizzo non valido: L'indirizzo non corrisponde alle specifiche DHL
• Errore PDF: Il file PDF generato ha un problema tecnico
• Violazione del formato: Numero di pagine, formato carta o altri parametri non corrispondono ai requisiti E-Post

Cosa puoi fare:

Problema 4: Lettera inviata ma non ricevuta

Se una lettera ha raggiunto lo stato "Elaborazione centro di stampa" (quindi stampata e inviata), ma il destinatario non l'ha ricevuta:

• Tempo di attesa: La consegna puo richiedere 2-4 giorni lavorativi. Nei fine settimana e nei giorni festivi non avvengono consegne.
• Cassetta postale: La lettera potrebbe essere stata consegnata ma non notata (ad es. tra la pubblicita).
• Inoltro: In caso di servizio di inoltro la consegna puo richiedere piu tempo.

Misure preventive

Per minimizzare i problemi di spedizione, raccomandiamo le seguenti misure:

• Curare i dati degli indirizzi: Mantieni aggiornati gli indirizzi dei tuoi clienti. Verifica regolarmente la presenza di voci obsolete o errate.
• Utilizzare l'anteprima PDF: Verifica l'anteprima PDF generata di una lettera prima di avviare una campagna di grandi dimensioni. Cosi riconosci i problemi di formattazione in anticipo.
• Invio di prova: Invia prima una lettera di prova al tuo indirizzo per verificare l'intero processo.
• Utilizzare i filtri target: Contatta in modo mirato i clienti i cui dati sono attuali e completi.
• Panoramica zone DHL: Assicurati che i paesi dei destinatari della tua campagna rientrino nell'area di servizio DHL.