Problemes d'envoi courants et leurs solutions

Meme avec l'envoi automatise de lettres, des problemes peuvent occasionnellement survenir. Les causes les plus frequentes sont des adresses invalides, des erreurs techniques lors du traitement ou des envois non distribuables. Cet article vous aide a reconnaitre et resoudre les problemes d'envoi typiques.

Probleme 1 : retours et lettres non distribuables

Les lettres peuvent ne pas etre livrees et revenir en retour pour diverses raisons :

• Adresse incorrecte : L'adresse du destinataire est erronee (faute de frappe, numero de rue incomplet, mauvaise ville).
• Destinataire demenage : Le destinataire n'habite plus a l'adresse indiquee et n'a pas de suivi de courrier.
• Boite aux lettres inaccessible : La boite aux lettres n'est pas accessible ou non identifiee.
• Adresse inexistante : La rue ou le numero de rue n'existe pas.

Ce que vous pouvez faire :

• Verifiez les donnees d'adresse dans votre source de donnees (systeme de boutique, CSV, API) pour leur completude et exactitude
• Portez une attention particuliere aux codes postaux et codes pays corrects
• Supprimez ou corrigez les adresses manifestement erronees avant le lancement de la campagne

Probleme 2 : taux de retour eleve

Si une proportion anormalement elevee de vos lettres revient en retour, le probleme reside generalement dans la qualite des donnees :

Causes possibles :

• Donnees d'adresse obsoletes (clients qui ont demenage)
• Adresses internationales avec un format incorrect
• Codes postaux manquants ou errones
• Doublons de clients avec des adresses differentes

Solutions :

• Verifiez l'actualite de vos donnees clients avant de lancer une grande campagne
• Utilisez les filtres d'audience pour ne contacter que les clients avec des commandes recentes (par ex. derniere commande dans les 12 derniers mois)
• Commencez avec un petit groupe test pour verifier le taux de retour avant d'etendre la campagne a tous les destinataires

Probleme 3 : erreur de traitement (Statut 99)

Le statut 99 signifie que DHL n'a pas pu traiter la lettre. Les causes possibles sont :

• Format d'adresse invalide : L'adresse ne respecte pas les specifications DHL
• Erreur PDF : Le fichier PDF genere a un probleme technique
• Non-conformite de format : Le nombre de pages, le format papier ou d'autres parametres ne respectent pas les exigences E-Post

Ce que vous pouvez faire :

Probleme 4 : lettre envoyee mais non recue

Si une lettre a atteint le statut « Traitement au centre d'impression » (donc imprimee et envoyee) mais que le destinataire ne l'a pas recue :

• Delai d'attente : La livraison peut prendre 2 a 4 jours ouvrables. Aucune livraison les week-ends et jours feries.
• Boite aux lettres : La lettre a peut-etre ete livree mais negligee (par ex. parmi la publicite).
• Suivi de courrier : En cas de suivi de courrier, la livraison peut prendre plus de temps.

Mesures preventives

Pour minimiser les problemes d'envoi, nous recommandons les mesures suivantes :

• Entretenir les donnees d'adresse : Maintenez vos adresses clients a jour. Verifiez regulierement les entrees obsoletes ou erronees.
• Utiliser l'apercu PDF : Verifiez l'apercu PDF genere d'une lettre avant de lancer une grande campagne. Vous detecterez ainsi les problemes de formatage precocement.
• Envoi test : Envoyez d'abord une lettre test a votre propre adresse pour verifier l'ensemble du processus.
• Utiliser les filtres d'audience : Ciblez les clients dont les donnees sont actuelles et completes.